המחלקה לרישוי נוטריונים במשרד המשפטים 

המחלקה לרישוי נוטריונים במשרד המשפטים הוקמה בשנת 1976 עם חקיקת חוק הנוטריונים, התשל"ו-1976. המחלקה מטפלת בבקשות להענקת רישיון נוטריון ובמסגרת זו, מרכזת את עבודתה של ועדת הרישיונות, לפי חוק הנוטריונים, התשל"ו-1976 המוסמכת להעניק רישיון נוטריון למבקשים העומדים בתנאים הקבועים בחוק.

המחלקה מטפלת בבקשות לקבלת רישיון נוטריון שמוגשות על ידי עורכי דין.

ועדת הרישיונות היא זו אשר מתכנסת ובודקת את המועמדות של עורכי הדים המבקשים. המחלקה מרכזת את עבודתה של הועדה הזו.

המחלקה מפקחת על עבודתם של נוטריונים כאשר הפיקוח נעשה על ידי מבקרים שהיא בעצמה ממנה. לאחר קבלת דיווחים מן המבקרים שמינתה, בוחנת המחלקה את הממצאים שמגיעים לידיה, ועל סך אלו מגבשת את המלצותיה בדבר העמדה או אי העמדה לדין משמעתי. המלצות אלו נמסרות ליועץ המשפטי לממשלה.

אכיפת הדין המשמעתי בעניינים של נוטריונים הופקדה בידיה של היחידה לדין משמעתי בלשכה המשפטית של משרד המשפטים. תכלית הדין המשמעתי להבטיח את טוהר המידות ואת תפקודם התקין של העוסקים במקצוע.

כשם שניתן להגיש תלונה כנגד עורך דין – כך גם ניתן להגיש תלונה כנגד נוטריון. כאשר מתקבלת תלונה, המחלקה פונה אל הנוטריון לצורך קבלת תגובתו בעניין הנידון. לאחר מכן, בודקת המחלקה את טיב התלונה ומגבשת המלצה האם יש להעמיד את הנוטריון לדין משמעתי או אם לאו. גם המלצה זו נמסרת ליועץ המשפטי לממשלה. .

עורך דין המבקש לקבל רישיון של נוטריון נדרש להגיש בקשה מסודרת בכתב ולצרף אליה מסמכים רבים המעידים, בין היתר, על ניסיונו, היעדר עבר פלילי וכדומה. הבקשה מוגשת למחלקה לרישוי נוטריונים במשרד המשפטים – מחלקה המטפלת בבקשות להענקת רישיון נוטריון ובמסגרת זו, מרכזת את עבודתה של ועדת הרישיונות המוסמכת להעניק רישיון נוטריון למבקשים העומדים בתנאי החוק.

תהליך עבודתה של ועדת הרישיונות הנוטריונית כולל מספר שלבים, ביניהם בדיקת כלל מסמכיו של עורך הדין, בדיקת עמדה בתנאי החוק לשמש כנוטריון לדוגמה וותק. לעיתים קרובות נדרש מעורך הדין להשלים פרטים מסוימים, ולכן כדאי לפעול ביתר יסודיות כבר בשלב המצאת המסמכים עבור הועדה, על מנת לחסוך בזמן יקר של מי מהצדדים.

מהם תנאי סף לקבל השירות:
1. אזרחות ישראל או אישור על תושבות קבע
2. חברות בלשכת עורכי הדין
3. 10 שנות עיסוק במקצוע עריכת הדין
4. השתתפות בהשתלמות נוטריונים
5. בדיקת רישום פלילי: הוועדה לרישוי נוטריונים תבחן האם יש חקירות פליליות או הליכים פליליים כנגד המבקשים

תהליך הטיפול בבקשה – כדאי לדעת
• המחלקה לרישוי נוטריונים תבדוק את הבקשה.
• אם חסרים מסמכים המחלקה תודיע למבקשים על כך והם יידרשו להשלים את המסמכים.
• המחלקה תדחה את הבקשה אם המבקשים לא עומדים באמות המידה שקבעה הוועדה (עבר פלילי נקי, אזרחות ישראלית ועוד).
• פעם בחודש דנה ועדת הרישוי בבקשות לרישיון נוטריון.
• הוועדה תדון בבקשה ותחליט אם להעניק למבקשים רישיון.
• אם הוועדה החליטה להעניק רישיון, המחלקה תפרסם את שמם של המבקשים למשך 15 ימים, לצורך קבלת התנגדויות, באתר האינטרנט של המחלקה.
• לאחר הפרסום ואם לא הוגשו התנגדויות, תשלח המחלקה למבקשים מכתב בדוא"ל על כך שעליהם לשלם אגרת בקשה להענקת רישיון נוטריון וכן תפרט את הליך החתימה בפנקס הנוטריונים. תשלום האגרה יתבצע בעת קבלת הרישיון. ניתן לשלם בשירות התשלומים הממשלתי או בבנק הדואר.
• הליך חתימה מקוונת בפנקס הנוטריונים כולל את השלבים הבאים:
• יש למלא את הבקשה לחתימה מקוונת בפנקס הנוטריונים באתר בבקשת שירות "שירות חתימה מקוונת בפנקס הנוטריונים", לסרוק את 3 המסמכים הנדרשים, לצרפם לבקשה ולבצע שליחה.
להלן שלושת המסמכים שעל על המבקשים להכין , לסרוק ולצרף לבקשה:
o יש להדפיס את הכרטיסייה ולמלא את הפרטים האישיים ולחתום בעברית ובלועזית.
o יש להדפיס ולמלא את טופס החתימה ולחתום עליו בעברית ובלועזית.
o יש לחתום על נייר לוגו עם שתי חותמות – חותם ברזל וחותמת גומי.
• במקביל - יש לשלוח בדואר (מומלץ באמצעות דואר שליחים) את הכרטיסייה החתומה, טופס החתימה וכן את נייר הלוגו עליו מוטבעות דוגמת החתימה והחותמת, למינהלת היחידות המקצועיות - מחלקת רישיונות בכתובת: בית התאומים, רחוב כנפי נשרים 15, גבעת שאול ירושלים, מיקוד 9546427. ת"ד 34445 ירושלים, מיקוד 9134302.
• יש לוודא שהמסמכים הגיעו תוך 30 ימים.
• הפרטים האישיים (השם המלא ומספר הזהות) וכן הכרטיסייה החתומה, טופס החתימה ונייר הלוגו עם הטבעת חותם וחותמת, יועברו אוטומטית לדואר האלקטרוני של המחלקה לרישוי נוטריונים לצורך אימות הזדהות.
• המחלקה תעדכן את החתימה במערכת נוטריונים ובפנקס הנוטריונים תוך שלושה ימי עסקים, ותשלח למבקשים בדואר אלקטרוני אישור על תחילת כהונה כנוטריון.
• אם המסמכים המקוריים לא יגיעו למחלקה בתוך 30 יום - יוסר שם הפונה מפנקס הנוטריונים ולא תהיה הרשאה לכהן כנוטריון עד לקבלת המסמכים המקוריים.

עניינים נוספים שבסמכות המחלקה לרישוי נוטריונים הם עניינים הקשורים בעדכון פרטי הנוטריון. המחלקה תעניק שירות לבעלי רישיון נוטריון בלבד. יש לפנות למחלקה בבקשה בכתב. עם קבלת ההודעה הנתונים יתעדכנו בהתאם. כך למשל, נוטריון המבקש לעדכן כי יכול להעניק שירות בשפה זרה נוספת – יכול לעדכן עניין זה באמצעות המחלקה לרישוי נוטריונים – דרך האתר של משרד המשפטים. יש לציין כי פירוט השפות בהם שולט נוטריון יעשה על דעתם של נוטריונים ובאחריותם. כמו כן, גם בהקשר זה מומלץ לעיין בתקנות נוטריונים, ובפרט בתקנה מספר 26 לתקנות הנוטריונים, תשל"ז- 1977.
חוק הנוטריונים
להשלמת המידע, מומלץ לקרוא בעיון את חוק הנוטריונים, ובפרט את סעיף 2 לחוק הנוטריונים, תשל"ו- 1976.